Cierre de Proyecto

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cierre del proyecto

Una de los procesos fundamentales del Project Management es el Cierre de proyecto. Es tan importante como la planeación o la ejecución, desafortunadamente es una práctica común el dejar los proyectos sin un cierre formal, la tendencia general es a dar por terminada una actividad que está en realidad a punto de terminar; en la gerencia de proyectos el Cierre de Proyecto en un proceso de vital importancia, es la etapa donde se confirma que el producto final cumple con los requisitos del cliente, se cierran los contratos con los proveedores, se actualizan las bases de datos de rendimientos y muy importante: se documentan las lecciones aprendidas.

Veamos algunos ejemplos de situaciones donde no se realizó el cierre correctamente:

“Medio me acuerdo”

  • Tenemos una emergencia que se debe solucionar de inmediato, si no se entrega este producto a tiempo, no tiene sentido continuar con el proyecto, recuerdo que en el proyecto anterior tuvimos una situación muy similar y que pudimos solucionarla muy bien, por favor, encuentra ese expediente y analicemos como podemos adaptarlo a este proyecto.
  • Si, medio me acuerdo de algo así, pero lo que no sé es qué expediente quieres que busque.
  • Pues la carpeta con los archivos de ese proyecto, se debió registrar ese evento.
  • Ya lo busqué y no hay nada, el último registro que tenemos no incluye esa información.
  • No tenemos tiempo de seguir buscando ¿cómo vamos a resolver la situación actual? Medio me acuerdo que lo que hicimos fue…..

“Yo los entregué”

  • A: Hola, te contacto porque me está llamando muy insistente el representante del Proyecto “M”, dice que le debemos unos entregables, que ellos nos pagaron todo y que nosotros les debemos información, según yo entregamos todo ¿sabes que paso?
  • B: Pues que yo me acuerde sí, pero déjame preguntarle a Vicky, ella estaba haciendo los últimos documentos.
  • B: ¿Qué crees? dice Vicky que si entregó todo, no se acuerda bien que día, pero que se los dejó en la recepción con el vigilante

“Y los del proyecto?”

  • 1: Oye, ¿tú sabes qué pasó con los que estaban haciendo el proyecto del sistema “0” ? Ya no los he visto y tengo algunas dudas de cómo usar el software.
  • 2: No, ni idea, la última vez que los vi estaban enseñándole todo a Adriana, pensé que nos lo presentarían a todos, pero ya no supe nada.
  • 1: Si, les voy a hablar de urgencia para que vengan a revisarlo porque tengo una presentación al rato y no sé usar bien el sistema.

Es fácil que el cierre de proyecto se posponga o no se considere un proceso realmente importante ya que la atención seguramente está en los proyectos que van a generar más ingresos, ya sea en contratos por cerrar o en prospección. La recomendación del PMI como una buena práctica de administración de proyectos y sobretodo como un gran valor agregado a la empresa es realizar el Cierre de Proyecto en su totalidad.

Algunos de los beneficios de un cierre de proyecto formal son:

  1. La entrega y aceptación formal del cliente de los entregables. Asegurarse que el cliente obtiene el producto que contrató y que cumple con sus requisitos, asegurarse que el cliente queda satisfecho con el trabajo. Lo ideal es tener una sesión de cierre con el cliente y hacer entrega final del proyecto, y dejar constancia de esta entrega con una firma o una minuta que no deje lugar a dudas de que el trabajo se terminó y se entregó.
  1. Un gran beneficio de cerrar un proyecto es la cantidad de aclaraciones, quejas, malas recomendaciones o simplemente llamadas de consulta del cliente que se pueden ahorrar, por ejemplo:

Con la entrega de un manual de mantenimiento se da toda la información de proveedores, manuales de operación de sus equipos y las instrucciones precisas de mantenimiento, de esta forma se evita que llamen cada vez que tengan una duda, cada vez que quieran retocar la pintura o que necesiten pedir una refacción.

  1. Otra parte vital del cierre de proyecto es dejar las cuentas claras: cuanto pagaron, cuanto deben, cuando lo pagan, facturación y cartas finiquito de todos los proveedores involucrados para asegurarle al cliente que no quedan deudas con externos que puedan ocasionarle un problema legal o contable en el futuro.
  1. En términos de negocio, un cliente satisfecho es siempre un posible cliente recurrente. El cierre de proyecto es un momento ideal para venta o conversión. Ya sea venta de valor agregado, venta de un proyecto complementario, de un proyecto nuevo, o si aplica, para convertirlo en un cliente de cartera. Sin un proceso formal de cierre, esta venta final se puede sentir forzada.
  1. Finalmente, parte importantísima del Cierre de Proyecto es la documentación y el registro de lecciones aprendidas: Cómo se resolvieron las situaciones que se presentaron, qué actividades pudieron hacerse de mejor manera, qué errores pudieron identificarse. Una sesión de análisis con el equipo de trabajo dará información vital para identificar estas oportunidades de crecimiento y aprendizaje y dejarlas debidamente documentadas.

Buena suerte!

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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