¿Cómo llevar correctamente la agenda personal y el diario laboral?

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cómo llevar tu diario laboral

La agenda o diario laboral es una herramienta básica y esencial para cualquier Project manager y para cualquier persona que coordine al menos un proyecto. La realidad cotidiana es que todos coordinamos varios proyectos al mismo tiempo: las actividades laborales, los compromisos familiares, pendientes personales, actividades de los niños, etc. Tener toda esa información sólo en la mente puede ocupar un espacio y una energía que sería mejor canalizada a resolver situaciones o para ser creativos. Para este fin usamos las agendas.

Existen muchos formatos de agenda: de bolsillo, por semana, por día, por mes, electrónica, iPad, iPhone, aplicaciones móviles… hay demasiadas opciones que se adaptarán al gusto y necesidades de cada persona, pero a veces no es suficiente con saber qué actividades están programadas cada día y cada hora, a veces es necesario tener el panorama completo de nuestros proyectos y actividades por realizar, para entonces establecer prioridades, fechas clave y asignar día y hora a cada pendiente.

No me dio tiempo

A – Hola, ¿cómo vas con la entrega del viernes? Supongo que ya está todo listo.

B – No, la verdad no he terminado, tendré que trabajar toda la noche para terminar.

A – Pero ¿porque? Teníamos los tiempos bien calculados ¿te aumentaron los alcances o te pidieron algún cambio?

B – No, todo esta igual, pero se me olvidó mencionarte que tenía que asistir a las juntas de la administración y además fue el festival de Navidad de mi hija y no pude trabajar en la tarde del miércoles.

A – ¡Qué pena! de haber sabido hubiéramos asignado la fecha de entrega un día después y que no estuvieras tan presionado.

En este sencillo ejemplo, se calcularon los tiempos como si el asignado responsable no le dedicara tiempo a ninguna actividad más que a la del proyecto en cuestión, sin embargo, aún en el formato de recursos empleados de tiempo completo, hay actividades adicionales que pueden alterar los rendimientos.

Una herramienta adicional a la agenda convencional es el diario laboral:

1.- Asigna un día para dedicarle 20 minutos al diario laboral de la semana. El objetivo es plasmar en una sola hoja, los grandes temas de cada proyecto que se esté coordinando, incluyendo las actividades personales; no es necesario poner detalles, únicamente las palabras clave relativas a cada actividad. A partir de este listado, se asigna a cada actividad un día, hora y duración en la agenda.

Es importante identificar en este gran panorama de proyectos, las actividades que son más importantes, menos importantes y las que son urgentes o las que pueden esperar, y darles prioridad en la agenda. Lo más probable es que no se puedan realizar todas las actividades en una sola semana, pero es importante tener TODAS las actividades para poder asignarles la prioridad y agendarlas.

2.- Al finalizar la semana, antes de actualizar el diario laboral, es conveniente hacer un análisis de las actividades que se agendaron y que no se pudieron completar y las razones del ¿por qué?. Este análisis nos ayudará a reconsiderar nuestros rendimientos en tiempo y recursos, en como establecemos nuestras prioridades o bien, si le dedicamos más tiempo del que pensamos a actividades que a lo mejor ni siquiera incluimos en nuestra agenda.

En conclusión, una agenda no es suficiente si se quieren planear varios proyectos al mismo tiempo y no descuidar la vida personal, que es tan importante como la laboral.

Buena suerte!

Imagen obtenida de: www.guadanews.es

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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