Configuración de la comunicación vía electrónica

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configuracion de la comunicacion

Los medios electrónicos han revolucionado la forma de comunicarnos, sin embargo, con los cambios en los medios, vienen los cambios en la configuración de la comunicación formal escrita. La comunicación y su planificación dentro de un proyecto es una parte fundamental de la gerencia de proyectos; Para coordinar, el Project Manager debe mantener comunicados a todas las partes e involucrados y asegurarse que realmente se esté desarrollando un trabajo de equipo.

Hoy en día, la mayor parte de las comunicaciones son vía correo electrónico, es tanta la información y los comunicados que se intercambian a lo largo de un proyecto que es muy fácil perder el control de los mismos y terminar con una lista de correos imposible de ordenar. Los correos pueden contener información y acuerdos vitales para el proyecto, pueden tener instrucciones formales del director de proyecto, documentos oficiales o bien, pueden ser comunicados informales y casuales entre los colaboradores; así que de la misma forma que ordenamos y clasificamos documentos e información, debemos configurar la comunicación via electrónica.

Analicemos las siguientes situaciones:

¿De qué me hablas?

@1-     Hola, no he recibido los cambios que solicitamos la semana pasada ¿cómo van con eso?

@2-     ¿Qué cambios? No me han pedido nada

@1-     ¿Cómo que qué cambios? Hace una semana enviamos un correo con un listado de cambios al documento y los esperábamos terminados para hoy, ¿cómo que no sabes de qué te hablo?

@2.-    Pues yo no he recibido nada ¿me copiaste? A ver ¿cuándo enviaste el correo?

@1-     Te lo mandé el 24 de Marzo

@2-     ¿Cuál es el asunto del correo?

@1-     No, ni idea… a ver déjame buscar….

@2-     Pues yo no tengo ningún correo tuyo de esa fecha

@1-     Mira ya lo encontré, lo mande el 23 de Marzo, tu dirección es manolito25@gmail.com verdad? Y el asunto es “Hola!”

@2-     Ok, déjame abrir mi correo personal, no lo abro hace años, mi correo de trabajo es msuarez@csm.com… Ya lo encontré, pues discúlpame pero no tengo esos cambios listos, nadie sabía que nos habías solicitado estas modificaciones, sólo me lo mandaste a mí y ese correo no lo reviso, así que en todo caso, te podré tener los cambios listos hasta la próxima semana.

Por cierto…

Asunto: Rv. Restaurante

Destinatario: Pedro Ramirez, Rosa Fernandez, Maribel Rodriguez, Guillermo Gonzalez

 Hola Pedro: Te recuerdo que tenemos reunión de trabajo el viernes a las 10:00 am para revisar los avances de la propuesta para la operación del restaurante, por favor no olvides traer los documentos para firma. Y a quién le tocan los cafés y las donas, yo quiero el mio descafeinado por favor, Maribel, creo que te toca a ti verdad? =)

 Por cierto, Guillermo, del proyecto del Bistro, queda aprobada la última propuesta que me presentaste para la contratación del personal.

 Gracias

Veronica Mácias

Gerencia Recursos Humanos

En las situaciones anteriores se presentan algunos hábitos muy comunes que pueden convertirse en problemas o en obstáculos para el buen desarrollo de un proyecto, veamos algunos tips de cómo evitarlos:

  • Confirmación de recepción del mensaje:

  • Asumir que un mail se recibió, se leyó y se comprendió correctamente es riesgoso, lo más recomendable es solicitar una confirmación por mail del correo (que además se convierte en un respaldo en aclaraciones posteriores) y si no se recibe esta confirmación, pueden tomarse acciones para asegurarnos que la información llegue a su destinatario.
  • Asuntos:

  • Ser claro en el asunto de un correo puede ahorrar mucho tiempo en la búsqueda de un correo en específico. Crear cadenas de correos sin cambiar el asunto puede generar muchas confusiones; si cambia el tema de correo, debe cambiar el asunto.
  • Es preferible tener un asunto ligeramente más largo pero que te permita encontrar las comunicaciones en caso de alguna aclaración.
  • No combines comunicaciones de diferentes proyectos, mejor envía dos correos separados que te permitan clasificarlos por proyecto.
  • No combines comunicados informales con aprobaciones, o instrucciones formales
  • Una recomendación muy sencilla es ordenar los asuntos con algun formato fácil de identificar, incluir siempre el tema del correo y el nombre del proyecto y siempre en el mismo formato.
  • Destinatarios:

  • Lo más recomendable es siempre copiar a más de un interesado, si falla la recepción o revisión de un correo es probable que el otro interesado tome acciones o bien, permita comprobar que el correo fue enviado.
  • Incluir en el renglón “Para:“ únicamente a la persona o personas a las que está dirigida el correo, es de este renglón de quienes se espera una respuesta y confirmación, “Copia:” incluye a las personas a las cuales se está informando o haciendo partícipe de la comunicación pero no se espera respuesta de estos interesados, ni se debe confiar en que el interesado con “copia” ponga toda su atención a ese correo.
  • Las confirmaciones de enterado o de asistencia deben ser únicamente al remitente, a menos que el caso lo amerite, no se debe confirmar a todos, se pueden crear miles de correos que no son necesarios.
  • Tips básicos.

  • Mantener la base de datos siempre actualizada, al momento de recibir un correo, asegurarse de guardar las direcciones en los contactos, toma un segundo y puede ahorrar mucho tiempo de aclaraciones.
  • En los contactos, además del nombre incluir el cargo, empresa o actividad que permita identificar al interesado si es que no se recuerda el nombre de la persona.
  • Tener cuidado con las direcciones “genéricas” (Hotmail, gmail, yahoo), confirmar que es el correcto y que es el correo que se consulta regularmente.
  • En todos los programas de administración de correos hay muchas herramientas para ordenar el historial, se pueden aprovechar para clasificar por proyecto, crear grupos de comunicación y tener un registro cronológico de los mensajes.
  • Mantener siempre limpia la bandeja de entrada, al buscar un correo se agradecerá.
  • El proceso de configurar la comunicación va de la mano con el proceso de identificar a los involucrados y se debe tener muy claro desde el inicio del proyecto a quién se debe informar y cómo es el diagrama de comunicaciones; dejar fuera de un correo importante a un involucrado clave puede generar problemas en el proyecto.

Como en cualquier relación interpersonal la comunicación será la clave para un buen entendimiento y por tanto, un mejor control del proyecto, no estamos acostumbrados a establecer un método y configuración de la comunicación y se tiende a obviar este plan de proyecto, pero los beneficios son muchos, por esta razón forma parte de los planes básicos de la gerencia de proyectos.

¡Buena suerte!

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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