Configuración oportuna de la información

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Configuración oportuna de la información
Imagen destacada obtenida de: https://www.sharp.net.nz

La información de un proyecto es la esencia del mismo. Todo el esfuerzo de una empresa en inversión de tiempo y dinero se dedica a generar un entregable terminado o parcial que se define como información. La información además es histórica: se archivan los pasos importantes de un proyecto antes de llegar a su solución final, el resultado final aprobado y documentado, así como las proyecciones esperadas; todo esto se quiere y se debe archivar y con el tiempo, la cantidad de información empieza a convertirse en un elemento que debe ordenarse y sistematizarse para poder ser localizado, que no debe confiarse a la memoria de una persona o ser guardada en un archivo, físico o digital, que se pueda perder fácilmente.

No tener acceso rápido y confiable a la información es lo mismo no tenerla. La clave está en la configuración de la información, Este es uno de los planes de una buena gerencia de proyectos. Si no existe el plan de configuración de la información se corre el riesgo de padecer esta situación:

P-        Hola Juan, entro al servidor a bajar el archivo más actual del Proyecto Palmar pero no sé cuál es ¿me puedes decir cómo lo encuentro?

J-         Si claro, entra en la carpeta de “Proyectos Juan”, luego en la carpeta “Clientes VIP”, “Proyectos” y “Palmar 3”

P-        Pero hay “Proyectos Juan I”, “Proyectos Juan López” y “Proyectos Juan G buenos” ¿en cual de las tres?

J-         Ahhh si, es que “Proyectos Juan I” es el primero que me dieron cuando llegué, el de Juan López es de este ejecutivo que entró el año pasado ¿te acuerdas? Yo soy Juan López González, entonces es “Proyectos Juan G Buenos” porque son los archivos buenos

P-        Ok, entonces “Proyectos Ejecutivos”…¿”Palmar 3”, o “Palmar III”?

J-         No, Palmar 3, con número ¿a poco hay una carpeta con números romanos?

P-        Bueno, ya encontré la carpeta, “Palmar 3” ¿cual es el archivo? veo “Palmar arq”, “Palmar último”, “Palmar definitivo”, “Palmar oficial”. Yo necesito el archivo con la última revisión del pasado 3 de Julio y la versión con los cambios reflejados

J-         Uy no, pues quien sabe cuál fue el archivo que se envió el 3 de Julio, además a estas alturas ya lo debo haber cambiado, si no les gustó esa versión ¿para qué la guardo?

Podemos saber que algo anda mal si se requiere de una plática, reunión o conferencia de dos involucrados para entender cómo están organizados los archivos que son esenciales para la realización de un proyecto o simplemente, para la operación diaria de cualquier empresa; para minimizarlo hay medidas muy sencillas que pueden aplicar en la mayoría de los casos:

  • Clasificar por carpetas de fácil identificación

    • Es preferible un nombre de archivo largo pero que deje muy claro qué información contiene el documento o carpeta.
    • Sencillez y claridad. Ordenar de la forma más clara posible, no complicarlo ni alargar demasiado la cadena de carpetas.
  • Clasificar por orden cronológico.

    • Al nombrar los archivos con la fecha como primer elemento, se ordenan de forma cronológica y será muy fácil identificar cuál es el último archivo.
  • Actualizar por cambios importantes en el proyecto

    • Cada vez que el archivo sufre un cambio importante se actualiza el nombre del archivo.
    • Evitar hacer cambios importantes sin guardar la versión anterior.
    • Establecer un lapso de tiempo para guardar el archivo con otro nombre.
  • Asignar a un responsable

    • Lo ideal es asignar a los responsables de mantener las carpetas de proyecto actualizadas y hacerlo siempre a través de ellos.

clasificacion de informacion

No es fácil configurar la información, en empresas grandes por el acceso a la información de forma colectiva; y en empresas chicas porque por lo general no se establece ningún manual operativo que indique como hacerlo, y muchas veces hasta en las computadoras personales cuesta trabajo encontrar un archivo, pero con definir una sola vez cómo se va a organizar, y hacerlo de ese momento en adelante es suficiente; los beneficios de la configuración de la información ser reflejarán de inmediato en el desempeño de la empresa, con eficiencia, agilidad, y por consecuencia ahorros en costo y tiempo.

 

¡Buena suerte!

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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