Estimaciones de tiempo y costo

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estimaciones de tiempo y costo

Como parte de la planeación de un proyecto nos encontramos con la difícil tarea de estimar tiempos y costos: ¿cuánto tiempo necesitamos para desarrollar el proyecto y cuánto nos va a costar? Elementos clave de un proyecto: cronograma y presupuesto. Y sin esta valiosa información es muy difícil tomar decisiones de negocio. Sin embargo, para poder estimar de la forma más precisa posible se requiere de INFORMACIÓN: ¿Qué? ¿Como? ¿Con qué? ¿Quién? y esta información se va detallando conforme el proyecto avanza. ¿Como puedo cotizar algo que no sé cómo es? ¿Cómo calculo el tiempo que toma hacer algo que no sé todavia qué es? Por esto un proyecto es un elemento que va cambiando, evolucionando y retroalimentándose; y de una mala estimacion de tiempos y costos se pueden derivar situaciones de riesgo, por ejemplo:

Del croquis al plano

  • Don Ramiro ¿en cuánto tiempo fabrica estas carretas? Serán como de 3 x 2 mts y como de 2.50 mts de alto, de madera de pino y con una lona plástica.
  • En tres semanas se la tengo.
  • Perfecto, por favor empiece con este croquis, luego le paso el plano.

Tres semanas después…

  • Don Ramiro, ya tiene lista la carreta?
  • Uy noooo Arqui, hace sólo tres dias me dio el plano, tuve que cambiar las ruedas que eran más grandes, tuve que entintar todo de otro color y cambiar la lona, los postes eran de diferente diámetro y el frente tiene un detalle calado que no habiamos visto antes.
  • Entonces ¿cuando me la entrega?
  • En dos semanas más y luego le paso la cotización con los extras porque la carreta fue más grande y tuve que rentar una camioneta para moverla, contraté dos carpinteros más y un ebanista para el detalle del calado del frente.

Es decir ¿no se puede estimar costo y tiempo hasta que esté lista toda la información? eso sería inviable también, el camino correcto es hacer estas estimaciones considerando todos los elementos disponibles para lograr un cálculo de costo y tiempo lo más certero posible:

  • Lista de actividades a realizar: Qué se debe hacer explicado a detalle y en qué secuencia, no se puede hornear un pastel al mismo tiempo que se prepara la masa, una estructura del desglose de trabajo es una herramienta valiosa para establecer las actividades que se deben estimar y en qué orden se deben realizar.
  • Recursos: Establecer quién lo va a ejecutar, indicando el perfil y disponibilidad del personal necesario para cada actividad.
  • Capacidad de los recursos en tiempo y conocimientos: en qué horario estarán disponibles, qué tiempo pueden dedicar al proyecto y asegurarse que tengan los conocimientos necesarios para realizar la actividad para cual serán asignados.
  • Restricciones: Si se supenden labores en vacaciones, si sólo se puede trabajar durante las noches o si no se puede utilizar determinado equipo, por mencionar algunos ejemplos. Es importante identificar esos factores que pueden afectar el tiempo o el costo del proyecto.
  • Información histórica: Proyectos anteriores que sean similares pueden aportar información importante del tiempo y costo que se requirió para determinada actividad.
  • Expertos: Los especialistas conocen sus rendimientos, consultarlos puede dar información mucho más certera para las estimaciones.

Las estimaciones son una herramienta valiosísima para establecer presupuesto base y cronograma, pero se debe tener claro que existirán variaciones, mientras más información esté disponible, más cercanos estaremos de un costo y de un cronograma real y conforme el proyecto avanza se dispone de mayor información para detallar las estimaciones, el esfuerzo de la gerencia de proyecto es lograr que los estimados sean lo más certeros posibles.

¡Buena suerte!

Imagen obtenida de: tristanazcona.com

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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