Gestión de riesgos

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identeificacion de riesgos

Nunca es agradable pensar en las cosas que pueden salir mal en un proyecto, pero la realidad es que todos los proyectos tienen riesgos, y parte de la planeación de cualquier proyecto es identificar las situaciones que han afectado a otros proyectos y anticiparse a las que pudieran presentarse. Al ser identificada una amenaza, la mayoría de las veces se convierte en una situación que se podrá solucionar, es decir, deja de ser un problema y se convierte en parte del proyecto.

El project manager debe enfocarse en prevenir los problemas, al gestionar los riesgos desde el inicio del proyecto se previenen o se minimiza la probabilidad de que se presenten y por lo tanto ya no habrá emergencias que contener o fuegos que apagar, habrá un plan de acción listo para activarse si es necesario.

A partir de la gestión de los riesgos el proyecto se puede modificar, es decir, se añaden los planes de acción y se convierten en parte del proyecto; o bien, con el fin de prevenir un riesgo, se modifican o se agregan actividades. Los riesgos pueden cambiar el enfoque del objetivo final del proyecto o bien, cambiar los requerimientos y las expectativas de los involucrados. Los riesgos principales se identifican al inicio, sin embargo, conforme se desarrolla el proyecto se van añadiendo y modificando. Es importante recalcar que la identificación de riesgos no termina hasta que el proyecto llega a su fin. Presento un par de ejemplos de cómo puede verse afectado un proyecto si no se gestionan correctamente los riesgos:

Sindicato

  • Hola, te queria comentar que me llamaron de la fábrica de textiles y me informan que no nos podrán entregar a tiempo el pedido, tendremos que contratar a otro proveedor o aplazar la entrega final de las habitaciones.
  • Pero contábamos con eso, toda la decoración se diseñó en función de esa tela, hicimos el pedido con perfecta anticipación, le pagamos el anticipo, a estas alturas ya no tenemos tiempo de que otro proveedor nos tenga un pedido tan grande como éste a tiempo ¡No podemos entregar 100 habitaciones sin cubrecamas ni cojines! ¿Qué pasó?
  • Es que el proveedor nos dijo que tenía problemas con el sindicato y que a lo mejor perdía a mucho personal, pero como no era muy probable que pasara, ni nos preocupamos por eso

Casi seguro

  • Acabo de enterarme que hubo problemas con la negociación y la tienda ancla de la plaza donde está nuestro local no va a firmar el contrato
  • Pero ¿no estaba confirmado que esa cadena ya habia firmado contrato? si esa cadena no está en la plaza, nuestra tienda ya no tendría ningún sentido en esta ubicación, tendríamos que suspender la remodelación, el contrato y buscar otro local
  • No, no estaba confirmado, pero era casi seguro, nadie pensó que no firmarían

Los riesgos pueden ser identificados, cuantificados y calificados, de forma que se evalúa el impacto que tienen sobre un proyecto y entonces se planea cómo se va a actuar si el riesgo se presenta o bien, puede darse el caso de que un proyecto presente un índice tan alto de riesgos que ni siquiera valga la pena llevarlo a cabo, es preferible saberlo antes de invertir y tomar buenas decisiones de negocio. El que un evento no sea muy probable no significa que no va a ocurrir y si el impacto es muy alto, es definitivamente un riesgo que se debe evaluar con atención; o bien, si el éxito del proyecto depende principalmente de un factor clave vale la pena estudiar todos los escenarios que pudieran presentarse al respecto.

Puede parecer pesimista o negativo exponer las amenazas que puede tener un proyecto, pero ésta forma de planear puede evitar que un riesgo acabe con una iniciativa que puede ser muy exitosa.

La gestión de riesgos es una especialidad dentro de la gerencia de proyectos, pero aún sin ser expertos, podemos tomar algunas medidas sencillas para no pasar por alto esta parte de la planeación en ninguno de nuestros proyectos:

PASO 1. Identificarlos

Los involucrados son la herramienta más valiosa para identificar riesgos, de entrevistas con los interesados se generan las listas de riesgos que pueden presentarse; tanto los directores como los expertos y los colaboradores son los que más conocen con las situaciones que han tenido que enfrentar en proyectos anteriores. Por ejemplo, el constructor se preocupará por un posible huracán, el gerente de recursos humanos considera que puede perder a un colaborador clave para el proyecto y el director de marketing teme que la marca que desea registrar ya no esté disponible.

PASO 2. Calificarlos

El riesgo de huracán es probable y el impacto sería muy importante; el impacto de perder a un colaborador clave del proyecto es mayor pero es muy remota la posibilidad de que suceda; y el riesgo de que el nombre ya esté registrado es muy poco probable y su impacto es menor. Es importante calificar los riesgos por su probabilidad y por su impacto en el proyecto, a partir de ésta evaluación se toma la decisión de cuales riesgos pueden ser descartados por su fácil solución y enfocar los esfuerzos en aquellos riesgos que tienen alta probabilidad y alto impacto, de otra forma el proceso de planeación de un proyecto puede alargarse demasiado.

PASO 3. Plan de acción

El riesgo de no poder registrar el nombre de la marca en este ejemplo, no merece un plan de acción como tal, tener tres o más opciones de nombres comerciales es medida suficiente para mitigar el impacto en caso de que se presente. Se debe eliminar este riesgo de la lista y enfocarse en los otros riesgos que si ponen en peligro el éxito del proyecto.

El primer plan de acción debe ser preventivo: en vez de planear quién reemplazará al colaborador en caso de que decida retirarse, se le ofrece un contrato más atractivo que asegure su permanencia en el proyecto. Con esta medida preventiva se reduce o prácticamente se elimina un riesgo importante.

Por último, se deben diseñar los planes de acción que se activarán si un riesgo se presenta: ante un inminente huracán se da luz verde a las actividades que previamente se planearon y se asignaron, como por ejemplo, retirar el equipo electrónico, proteger documentos e instalar las cortinas anticiclónicas.

Es importante mencionar que los costos del plan de acción se deberán incluir en el presupuesto como fondo de contingencia y serán utilizados solo para este fin.

La gestión o administración de riesgos es un proceso que debemos incluir en la planeación de cualquier proyecto, grande o chico, se debe convertir en un hábito en el quehacer de gerencia diaria, el objetivo es anticiparse a la situaciones y estar preparado, por otro lado, no olvidemos que los riesgos también pueden ser positivos y convertirse en grandes oportunidades.

¡Buena suerte!

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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