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interesados

El espíritu de un proyecto es su gente: quienes intervienen en la concepción de una idea, quienes la financian, quien participa en su desarrollo y los que participan en su ejecución; la identificación de los interesados o involucrados va de la mano con la identificación de requisitos. Hacernos la pregunta: ¿Quiénes son los involucrados en este proyecto? es un paso del que no se puede prescindir.

Parece una pregunta fácil de responder, pero en la mayoria de los casos, se van “descubriendo” a los involucrados a medida que avanza un proyecto y esto puede tener consecuencias importantes: requisitos no identificados, expectativas no consideradas, comunicaciones deficientes, por mencionar sólo algunos ejemplos.

Identificar a los interesados es una práctica que debe realizarse desde la etapa de iniciación del proyecto, y si bien se retroalimenta durante el desarrollo del proyecto, se recomienda hacer una investigación detallada de quiénes influyen en el proyecto desde el principio del mismo, de otra forma podemos vivir algunas de estas situaciones:

El experto

  • Me pongo en contacto contigo para solicitarte algunos cambios que requiere el proyecto, de acuerdo a los comentarios del coordinador de recursos humanos, son necesarios ajustes importantes al proyecto.
  • No sabía que él tendria participación en el proyecto, ¿cuales fueron sus comentarios? porque nosotros ya les habiamos entregado el proyecto final y no teniamos contemplado más cambios, tendria que cotizárselos como un adicional.
  • Pues él es experto en sistemas y es quién coordina al personal que va a operar tu sistema y quiere varias modificaciones, no creo que se deban cobrar como un extra, mejor nos reunimos para resolverlo.

¿Porqué no le copiaste?

  • Hola, la semana pasada recibi tu correo con la autorización para la remodelación de la oficina, ya se empezaron a hacer las compras del mobiliario, te mando hoy mismo la factura.
  • No, espera, no ha autorizado el jefe de compras, necesitamos que él nos de luz verde ¿no le copiaste? Si se entera que te lo brincaste te va a frenar todos los pagos.
  • No, jamás me informaron que él también debia autorizarme, yo ya empecé a financiar las compras, necesito que me lo reembolsen.
  • Pues sin su autorizacion no puedo hacer nada, no me mandes tu factura, dejame ver cómo podemos solucionar esto.

Ella manda

  • Buenos dias, te llamo para confirmar que recibiste el correo que te mande, les informé a todos que el dia de mañana tenemos la degustación para el banquete, espero que todos puedan asistir.
  • Lo recibí muchas gracias, ya están todos confirmados, pero te paso un tip: invita a la esposa del director.
  • No la tenia en mi lista, claro que la agrego, pero en ese caso ¿no tendría que invitar a las esposas de todos los gerentes?
  • No, solo a ella, no lo dicen, pero en realidad ella es la que toma las decisiones finales de los eventos, si le gusta lo que presentas es más probable que el director te contrate.

La tendencia nos lleva a pensar que el interesado es el cliente, el jefe, el inversionista o el director de proyecto, pero la lista de los involucrados en un proyecto va más alla de quién dirige, se debe considerar a quién ejecuta, quién trabaja, quién compra, quién paga, quién opera, quién construye. Una correcta identificación de interesados a cualquier nivel desde el inicio del proyecto es la clave para determinar de la forma más completa posible toda la información necesaria para generar un plan de proyecto. Muchas necesidades, requisitos, expectativas, rendimientos y hasta identificación de riesgos se derivarán de las personas que pueden quedar fuera de las listas de involucrados por considerarlas “no relevantes”.

Algunos de los beneficios de identificar correctamente a los interesados son:

  • IDENTIFICAR REQUISITOS. Los requisitos del proyecto los establecen los involucrados, es decir, las personas que participan en el proyecto dictan las necesidades que se deben cubrir; nunca estarán completos los requisitos si no se identifican correctamente a los interesados. Y si el proyecto no cumple con los requisitos, se estará trabajando en un producto que no servirá.
  • DETERMINAR EXPECTATIVAS. Puede confundirse el término expectativa con requisito, es labor de la gerencia de proyecto identificarlas ya que las expectativas son requisitos ambiguos o indefinidos; algunas expectativas se convierten en requisitos y se vuelven parte del proyecto.
  • IDENTIFICAR NIVEL DE INFLUENCIA. Cada involucrado puede afectar de forma positiva o negativa un proyecto, es importante identificar el nivel de influencia de cada interesado para así, darle más o menos peso a sus expectativas y solicitudes. Se pueden presentar sorpresas si no se gestiona el nivel de influencia de forma correcta y un involucrado que aparentaba ser de bajo perfil puede ser factor decisivo para continuar o cancelar un proyecto.
  • ESTABLECER LAS COMUNICACIONES. Dejar fuera de una cadena de comunicaciones a un interesado clave puede tener un costo muy alto al proyecto: información incompleta, autorizaciones pendientes, conflictos internos o retrabajo por ejemplo. No se podrá generar un plan de comunicaciones sin antes haber identificado a los involucrados en un proyecto.

Una clave para una buena gerencia de proyecto es cómo se manejan a los interesados. Los interesados deben participar, y su participación debe ser dirigida por el project manager. El liderazgo y empatía serán tu mejor herramienta para mantener a los interesados trabajando en un objetivo en común: el éxito del proyecto.

¡Buena suerte!

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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