La importancia del control del presupuesto

0
2202
presupuestos cuerpo

Durante la concepción y planeación de un proyecto el presupuesto es uno de los aspectos que mayor atención recibe, se estima cuánto costará un proyecto y después se determina un presupuesto al cual se le dará seguimiento durante la fase de ejecución y se deberá llevar un control detallado del destino de estos recursos.

Ya sea en proyectos grandes o chiquitos, el presupuesto sufrirá variaciones, una vez que se cierran los contratos y los acuerdos, puede haber diferencias en contra o a favor. El presupuesto es justamente una suposición muy cercana de cuánto costara la realización del producto.

Para un inversionista es muy importante saber cuáles fueron estas variaciones y porqué se presentaron y para un director de proyecto es fundamental llevar un seguimiento y control del presupuesto y poder reportar a las diferentes áreas de trabajo de acuerdo a sus necesidades específicas de información, por ejemplo:

“Así no me sirve” 

  • Te recuerdo que el día de mañana entregamos el reporte del proyecto, me imagino que ya lo tienes listo ¿verdad?
  • Si, ya está, tengo el detalle por cada proveedor
  • Esta vez es una presentación a los directores, necesitamos presentar un reporte ejecutivo con números globales y los adicionales, no agobiarlos con detalles, después, para contabilidad presentamos todo el detalle con saldos por proveedor y detalle de las órdenes de cambio desglosadas
  • ….¿Cómo? No tengo las órdenes de cambio desglosadas, las integré con los presupuestos finales
  • Entonces ¿no tienes identificado de cada contrato cuánto era su presupuesto original y cuánto se incrementó?
  • Así es, no lo tengo identificado así, conforme pedían adicionales lo fui sumando a los contratos
  • Pero mañana tenemos que explicar cuánto fue de adicional por la terraza nueva, por los cambios en el área exterior y por las modificaciones que solicitaron, hubo conceptos que se eliminaron y otros que se agregaron, tenemos que explicar cómo fue que se tomaron las decisiones de incrementos ¿no lo tienes desglosado así?
  • No, no lo tengo así, tendría que revisar cada estimación, correo y desglosarlo para poder darte esos datos como me los estás pidiendo, no me da tiempo de tenerlo listo para mañana, ojalá me hubieras dicho que así lo necesitabas reportar desde el principio, pero después de 4 meses de obra eso mucha información
  • No pues así no me sirve

Lo primero que podemos identificar es la falta de claridad y comunicación entre el director del proyecto y el administrador, así como la pérdida de control del presupuesto base, que en la mayoría de los casos es un requerimiento del proyecto.

Cada control de presupuesto tendrá diferentes requerimientos, casi siempre dependerá del tipo de proyecto, de las necesidades del cliente y de los involucrados, parte de la planeación del proyecto es la forma en la que deben administrarse y reportarse los recursos económicos, es común que cada departamento tenga diferentes necesidades de información, por ejemplo:

  • Dirección. Reportes ejecutivos con 4 ó 5 renglones muy concisos, cifras redondeadas y comparativas muy resumidas. Análisis de inversión por decisiones tomadas o por grandes rubros.
  • No requiere detalle de clasificación de gastos, 3 columnas de información, ingreso, gasto, total, aportaciones de socios, a este departamento no hay que entregar demasiado desglose.
  • Administración. Separación por proveedor con datos de facturación, flujos de efectivo, saldos por pagar, retenciones, contratos.

Cada empresa y cada proyecto requerirá diferentes tipos de reportes, es muy probable también que cada departamento tenga diferentes formatos y formas de trabajo y en una buena práctica de dirección de proyectos se debe considerar este trabajo para estimar recursos y tiempos de entrega, y sobretodo, diseñar formatos y metodologías que permitan llevar los controles de presupuesto con la información que se requerirá para cada caso desde el inicio del proyecto, no intentar “rescatar” información y no generar doble trabajo dentro de la empresa.

La problemática más común es la identificación de ordenes de cambio, la práctica diaria nos lleva a sumar, a corregir datos de contrato y a “empezar de cero”; el problema se presenta cuando el cliente quiere conocer las razones de las variaciones del presupuesto y el director de proyecto debe ser capaz de explicar qué montos se descontaron y cuáles se agregaron a los contratos; así mismo, debe ser capaz de desglosar esos montos por “decisión” o por “concepto”. Por ejemplo: la decisión de ampliar una terraza a un restaurante trae consigo costos extras de piso para exterior, mesas y sillas adicionales, eliminar jardinería, ampliar pérgolas y solicitar un permiso de operación nuevo. La suma y resta de estos conceptos nos permitirá informarle a nuestro cliente cuánto va a costar la decisión de ampliar la terraza, el cliente no siempre tiene la visión del impacto global en el proyecto que puede traer consigo un cambio que puede parecer simple. O bien el director de proyecto debe poder explicar los incrementos de cada concepto por separado, por ejemplo, el concepto de Jardinería tiene un saldo a favor porque se eliminó todo el jardín sobre el cual se construyó la ampliación de la terraza.

Si estos cambios no se registran de forma adecuada y en el momento, será muy complicado identificar después qué se agregó y qué se eliminó; lo ideal es diseñar formatos que nos ayuden a registrar estos cambios desde que el proyecto inicia.

Si no se cuenta con software de administración específico para este control, lo indicado es diseñar formatos en excel con las divisiones y clasificaciones que cada departamento interno requiera y es preferible tener todas las pestañas que se necesiten para integrar la información de presupuesto en un solo archivo, las referencias a otros archivos pueden ocasionar problemas cuando se desea compartir la información. A continuación algunos consejos que pueden ser útiles para diseñar formatos de control de presupuesto:

  • Ir de lo particular a lo general. Abrir pestañas por proveedor o por rubro y vaciar todo el detalle de cada concepto, las pestañas deberán consultarse en caso de duda o de aclaraciones, y se debe poder vaciar la información de forma fácil y ordenada. Identificar claramente cada pestaña.
  • Diseñar hojas resumen. Cada pestaña debe arrojar totales, los cuales se deben reflejar en una hoja resumen que se actualice de forma automática, el objetivo es diseñar UNA SOLA VEZ la hoja resumen con los datos que pueden solicitarse y tener datos actualizados cada vez que se ingresa información a las pestañas de detalle. Esta práctica ayuda a tener resultados globales en cualquier momento.
  • Agrupar por niveles. Para evitar hojas de excel demasiado largas, agrupa y clasifica, de forma que puedas “abrir” o “cerrar” niveles que te permitan consultar el detalle que necesites.

Lo más importante es no perder el control del presupuesto base, se va a modificar sin duda, pero mantener al cliente informado de estas variaciones ayudará a la toma de decisiones oportunas, a tomar acciones correctivas a tiempo y terminar con éxito el proyecto.

Buena suerte!

Artículo anteriorMKTG entrevista a Alfonso Fernández, Director Comercial de Delphinus
Artículo siguienteCierre de Proyecto
Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

Dejar una respuesta

Please enter your comment!
Please enter your name here