Programa vs Cronograma

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programa vs cronograma

¿Cuántos proyectos se realizan sin un programa? Muchos, aún sin saberlo, ya que se realizan bajo la creencia de que tenian el proyecto bajo control y perfectamente planeado; hasta que surgen los problemas. ¿Porque? Por confundir un programa con un cronograma.

Un cronograma se refiere a una gráfica con barras del tiempo que requiere cada actividad, y un programa implica la integración de todos los planes de un proyecto, entre ellos el de tiempo. El pretender controlar un proyecto a partir de un cronograma puede ponernos en alguna de estas situaciones:

¿Cuánto le calculas?

  • Tengo algunas dudas del programa de trabajo que nos presentas que me gustaría que lo revisáramos, por ejemplo: indicas en tus barras de tiempo que el diseño gráfico requiere de 2 semanas para que termine, yo no estoy segura de que sea tiempo suficiente ¿cómo lo calculaste?
  • Con 10 diseñadores de tiempo completo en dos semanas seguro que terminan todos los diseños
  • Pero sólo tenemos 2 diseñadores de medio tiempo…
  • Pues contratamos mas…
  • ¿Y tienes considerado este costo en el presupuesto? Nosotros no tenemos autorizado contratar a más gente porque no hay fondos suficientes
  • No, no tenemos presupuesto para diseño, bueno entonces tenemos que cambiar la fecha de entrega y calcular el tiempo de diseño con el personal que ya tienes, ¿como cuánto le calculas que se tardan?

No me alcanza

  • Hola, me pongo en contacto porque necesitamos cubrir los anticipos de los trabajos para empezar lo antes posible
  • Si, no sé como lo tengas planeado, pero veo en tu cronograma que inicias todos los trabajos de especialidades esta semana, supongo que negociaste con los proveedores que acepten pagos parciales de su anticipo, no me alcanza para pagarle a todos los proveedores sus anticipos completos
  • ¿Pagos parciales de anticipo? No me van a aceptar eso
  • Me parece que no consideraste el flujo de efectivo de los socios, aportan cuotas fijas al mes y tenemos que administrar los pagos con esos fondos, no puedo pedir más
  • Entonces tendremos que modificar el cronograma según los pagos que se puedan hacer este mes, no creo que así podamos terminar en la fecha que prometimos.

¿Quién es programador?

  • Ayer recibí tu propuesta de programa de trabajo y veo que la primera semana la dedicamos a programación.
  • Si, es el primer paso para poder implementar el nuevo sistema.
  • Me parece muy bien, sin embargo estás planeando que se hagan cinco programaciones en una semana y sólo Juan es programador y obviamente, no puede estar en cinco computadoras al mismo tiempo, así que en tu programa deberían ir una después de la otra, en realidad la programación nos va a tomar cinco semanas, no una.
  • ¿Como? ¿Sólo Juan es programador? Pensé que todo tu personal estaba capacitado para programar, no puedo entregar cuatro semanas después, ya no tendría ni caso hacer el proyecto.

El cronograma sólo refleja las actividades principales en una línea de tiempo, pero no contiene información de recursos, detalle de actividades, alcance, ni información de presupuesto; y el tiempo de cada actividad se puede calcular después de la definición de otros planes de proyecto. Generar un cronograma sin haber analizado todas las variables será solo un cálculo aproximado del tiempo que requiere un proyecto.

En los ejemplos anteriores podemos ver cómo una mala planeación afecta el cronograma: los directores de proyecto no consideraron el personal disponible para realizar una actividad ni sus habilidades y es evidente que no consultaron con el experto los tiempos de ejecución, por lo tanto el tiempo reflejado para la actividad de diseño no era realista; no consideraron el presupuesto ni el flujo de efectivo, no se analizaron porque un cronograma no contiene esa información y estos dos conceptos afectan directamente el tiempo en el cual se puede desarrollar una actividad y seguramente estos proyectos no se terminaron a tiempo, lo cual puede llegar a ser un motivo de cancelación de proyecto.

Una buena planeación incluye diferentes planes que integran un plan maestro:

El plan de alcance– Qué actividades se deben realizar (a detalle) y qué entregables se generan de estas actividades. La principal herramienta para este plan es la EDT (Grafica de Estructura de desglose de trabajo), que es un diagrama donde se analiza a detalle cada actividad que debe realizarse para generar un entregable.

El plan de recursos-Incluye la información de cuánto personal se dispone, con qué habilidades, por cuánto tiempo, y cuál es su rendimiento. En lo personal no me gusta referirme a los colaboradores como “recursos” prefiero usar ese término para presupuesto o para equipo, sin embargo, es el término convencional para el personal que participa en un proyecto.

El presupuesto-Con la información de alcance (qué se debe hacer) y el de recursos (quién lo va a hacer) podemos definir cuánto nos va a costar cada entregable y entonces podemos generar un presupuesto.

El Cronograma– No podemos generar un cronograma sin saber qué tenemos que hacer, quién lo va a hacer y cuánto va a costar. Por supuesto que hay otros planes que integran el plan maestro, como el plan de calidad o el análisis de riesgos, pero con esta semblanza rápida podemos ver que el cronograma es sólo una parte de un gran plan maestro de proyecto, que además, se puede generar una vez que has analizado otras áreas del proyecto; pasar directamente de la concepción del proyecto a una gráfica de tiempos no es recomendable ni realista.

La tendencia es a obviar y pasar por alto los demás planes de proyecto y trabajar exclusivamente en el cronograma con cálculos al: “ahí mas o menos”, “me late que con eso acabamos”, “yo creo que por ahí va”; en algunos casos, cuando son proyectos repetitivos donde el director de proyecto es un experto en el tema y es una sola especialidad, es posible que el proyecto sea un éxito y terminen en calidad, presupuesto y a tiempo; pero en la mayoría de los casos, se van a encontrar con muchas actividades que no consideraron que debían realizarse, que los flujos de efectivo no cumplen con los requerimientos del cliente, que hay actividades que no se incluyeron y que afectarán directamente al presupuesto y casi siempre se entregará con adiciones al presupuesto, fuera de tiempo y, sin la calidad que requiere.

La planeación puede ser muy extensa o relativamente rápida, pero no se debe escatimar en preguntar a los expertos, asesorase con los más experimentados y documentar los eventos de cada proyecto. Es muy importante no llegar al cronograma sin antes haber analizado los planes de proyecto básico: alcance, recursos y presupuesto.

Para términos prácticos, es adecuado presentar a un cliente un cronograma como un programa de trabajo, pero en la organización interna se debe realizar un análisis completo antes de comprometerse a tiempos, a costos y calidad de los entregables.

¡Buena suerte!

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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