Seguimiento, seguimiento y seguimiento

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Seguimiento, Seguimiento y Seguimiento
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Una de las partes fundamentales de una buena gerencia de proyecto es el seguimiento, es decir, seguir de cerca que todas las actividades programadas se lleven a cabo en la forma en la que fueron planeadas; el seguimiento implica revisar que los planes que conforman nuestro plan de proyecto se sigan al pie de la letra, de hecho, un Project Manager experimentado podrá afirmar que si un plan de proyecto está perfectamente elaborado, una vez que comienza, a lo que podrá dedicar la mayor parte de su tiempo es a dar seguimiento y controlar a tiempo las posibles desviaciones al programa que pudieran presentarse. Un gran porcentaje de errores pueden evitarse y controlarse con un seguimiento muy básico, que puede ir desde llamadas telefónicas y correos hasta elaboración de reportes.

Analicemos las siguientes situaciones:

“No quise insistir”

  • Hola ¿Cómo vas? ¿Ya estamos listos para entregar?
  • ¿Para entregar? Pero si ni siquiera hemos empezado…
  • ¿Cómo que no has empezado?!
  • Como sabes, no podemos empezar si no hay pago de anticipo
  • No puede ser que no te hayan pagado, yo mandé tu factura a contabilidad el mismo día que tu me la enviaste a mí, hace más de un mes
  • Pues no me han depositado nada y la verdad no quise estar insistiéndote por el pago, no es mi estilo…

“Me hubieras avisado”

  • Hola, ya tengo todo listo para mañana: está contratado el servicio de comida, los socios vienen de diferentes ciudades, el salón está decorado, sólo me falta tu presentación para tenerla lista para mañana temprano ¿me la puedes mandar por favor?
  • Oye, pero el acuerdo era que el evento sería el día 11 pero del mes que entra…no mañana. Yo no tengo lista la presentación. No tengo nada que enviarte todavía.
  • ¡Que! ¡Pero si vienen sólo a ver tu información!
  • Lo entiendo, pero el acuerdo era en otra fecha, revisa tus correos y las minutas, si me hubieras avisado hace un par de días que lo planeabas todo para mañana, yo hubiera podido preparar al menos algo rápido, pero de hoy a mañana no puedo hacer nada.

“Y yo porqué”

  • Le estoy dando seguimiento al trámite de permisos ¿cómo vas con eso?
  • Pues te mandé la información hace un par de semanas, me confirmaste el correo, inclusive lo comentamos por teléfono.
  • Si claro, pero había que ingresar los documentos, para estas fechas debía estar lista la licencia ¿no lo hiciste?
  • Pues claro que no, yo te pase la información, quedamos en que había que hacerlo, pero no sabia que me tocaba a mi.

Por el momento vamos a dejar de lado todas las problemáticas obvias de procesos, comunicación y asignación de responsabilidades que se pueden reflejar en estos ejemplos y vamos a analizar sólo cómo pudieron minimizarse, solucionarse o evitarse con un poco de seguimiento.

Todos los proyectos, tanto de inversiones millonarias, hasta el cumpleaños de la tía Rosy en casa requieren seguimiento, es decir, que el director del proyecto se asegure de que los engranes de la maquinaria del proyecto estén caminando, que no se atoren y que gire uno para que pueda girar el siguiente, y la mejor forma es seguir de cerca a los elementos clave que hacen que esos engranes giren.

La mayoría de las veces hay dudas, malos entendidos, alcances que no son claros, procedimientos o líneas de comunicación que no están establecidas; el gerente de proyecto, debe asegurarse que los involucrados saben qué deben hacer, tienen la información necesaria y la comprenden. Un error muy común es “asumir”, dar por hecho que el proyecto avanza sin asegurarse de que en verdad es así.

  • En los ejemplos anteriores, el cliente asumió que contabilidad recibió la factura, asumió que pagó, asumió también que el proveedor se enteró de que le pagaron y que comenzó a trabajar, para finalmente dar por un hecho que su proyecto estaba listo. Nada de eso sucedió y fue una pérdida de tiempo.
  • En la siguiente situación hubo un malentendido de fechas y el que organizaba el evento asumió que todos estaban enterados de las fechas de entrega; hacer una llamada al que realizaba la presentación para confirmar fechas hubiera podido aclarar el malentendido a tiempo y programar el evento con la fecha correcta, o bien, pedir a su proveedor que hiciera algo rápido para solucionar la emergencia.
  • Y en la última situación no hubo claridad en la asignación de responsabilidades, las dos partes asumieron que el otro tenía la responsabilidad de seguir el trámite, no dieron seguimiento ninguno de los dos y se dan cuenta de que la actividad no se realizó cuando era demasiado tarde.

En una situación de emergencia lo más importante es solucionarla de la mejor manera posible, no intentar solucionar el problema de fondo cuando se está en un momento de crisis, lo más recomendable es dejarlo para cuando haya tiempo de analizar qué proceso falló y analizar las lecciones aprendidas, pero el seguimiento ayudará a solucionar a tiempo las emergencias y minimizar el daño. A continuación algunos tips básicos de seguimiento:

  • Insistir

Confirmar siempre vía telefónica o mail que el documento, mensaje o instrucciones se recibieron y de preferencia revisarlo con el involucrado, nuevamente: NO ASUMIR que lo recibió, que lo leyó y que lo comprendió. Es sorprendente la cantidad de malos entendidos que pueden derivarse de un correo electrónico mal redactado.

  • Revisar la información

No hace falta una calculadora para saber que 35 + 82 no es igual a 8. Ahorrar tiempo a los expertos revisando la información antes de reenviarla o asignarla a un interesado, revisar de forma general, no en detalle, ese es trabajo de los colaboradores, pero tratar de no enviar errores u omisiones que son obvias, se va a ahorrar mucho tiempo de aclaraciones de situaciones que son fáciles de identificar a simple vista.

  • Nunca de último momento

El seguimiento de último momento es inútil: si se pregunta por el pastel del cumpleaños 1 hora antes del evento, no habrá otro remedio que tener una fiesta sin pastel; sin embargo, preguntar al pastelero cómo va el pastel con las características que si pidieron, al menos 1 día antes tendrá tiempo de ir por sus ingredientes y cocinar toda la noche si es necesario.

Registra en el calendario no sólo las fechas de entregas, también las fechas de seguimiento considerando el tiempo necesario para poder solucionar una emergencia en caso de presentarse.

  • Cuidar a los involucrados

Una vez que el proyecto arrancó y antes de asumir que todos saben qué hacer, cuando y cómo hacerlo, hablar con cada uno de ellos y asegurarse que tienen todo lo necesario para hacer su parte del proyecto, información, materiales, comunicación, pagos.

  • No quedarse con la información en el cajón

La mayoría de las veces si se recibe un documento es porque requiere de cierta acción y seguimiento: realizar una actividad derivada de ese archivo, reenviarla, responder, etc. Si no está claro, es importante no quedarse con la duda y preguntar qué paso es el siguiente con la información que se acaba de recibir, pero no guardarla en el cajón a esperar que se la pidan cuando ya es una emergencia.

Buena suerte!

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Monica Martell
Arquitecta egresada de la Universidad Nacional Autónoma de México, proveniente de una familia de arquitectos, con más de 15 años de experiencia laboral en el área de arquitectura y con certificación internacional del Project Management Institute como profesional en la gerencia de proyectos. Inició su carrera en el taller de proyectos de Grupo LBC con los Arq. López Baz y Calleja. Su experiencia comprende la realización y coordinación de proyectos en Calanchini Arquitectos, posteriormente, bajo la dirección del Arq. Jorge Martell, llevó coordinación del área de proyectos de Disartes, despacho de arquitectos en Cancún, Q.Roo con personal de diseño a su cargo; Durante dos años participó en Grupo Arena en la Gerencia de Proyecto de restaurantes del Grupo Anderson’s en Estados Unidos y en México y actualmente coordina y dirige los proyectos de Martell Arquitectos como independiente. Algunos de los proyectos en los que ha participado son: La remodelación de la imagen urbana de la Av Tulum y Andador Tulipanes en el centro de Cancún; La remodelación de oficinas de aerolíneas como Lanchile, Continental, MartinAir, Delta, entre otros; Proyecto y gerencia de residenciales en Isla Mujeres, Playa del Carmen y en Cancún: Villas Nizuc, Villa Magna e Isla Dorada; Proyectos y remodelación de restaurantes: Súper Deli, Pollos Rio, Es3 Café y finalmente Señor Frog’s en Orlando y Las Vegas, Carlos n’Charlie’s Las Vegas, Primehouse, Fred’s y Restaurante Glazz en México DF y actualmente desarrolla proyectos de alta inversión de parques turísticos y recreativos.

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